Referat af ekstraordinær generalforsamling i grundejerforeningen Hostrup Teglgaard
Lørdag den 28. maj 2011
20 deltog i den ekstraordinære generalforsamling, der blev holdt i forlængelse af den fælles arbejdsdag. De 20 var fordelt på 13 husstande.
Dagsorden:
- Valg af dirigent
- Nye vedtægter for foreningen
- Eventuelt
Foreningens formand, Niels Jørgen Hyldgaard, bød de fremmødte velkomne og foreslog på bestyrelsens vegne Svend Erik Nielsen som dirigent. Han blev valgt med applaus.
Forslaget til nye vedtægter blev omdelt.
Dirigenten konstaterede, at den ekstraordinære generalforsamling var rettidigt indkaldt og gav herefter ordet til formanden, der begrundede bestyrelsens forslag til nye vedtægter. Der er tale om en modernisering, der i kort form kan opdeles i tre ”pinde”:
- Kommunikationen mellem bestyrelse/forening og medlemmer skal fremover så vidt muligt foregå elektronisk. Det er både nemmere og billigere. Medlemmerne kan dog fortsat få tingene tilsendt med post, hvis de ønsker det.
- For at smidiggøre arbejdet i bestyrelsen kan midler uddelegeres til det enkelte bestyrelsesmedlem inden for det vedtagne budget.
- Kassereren ligger ikke længere inde med en kontant kassebeholdning.
Der var hverken spørgsmål eller kommentarer til forslaget, og ingen stemte imod. Dirigenten konstaterede, at de nye vedtægter hermed var vedtaget.
Ingen ønskede ordet under Eventuelt, og dermed kunne både dirigent og formand takke for god ro og orden.
Ref. Ingrid
29. maj 2011
Se de nye vedtægter nedenfor:
Vedtægter for Grundejerforeningen Hostrup Teglgaard
Vedtægter for Grundejerforeningen Hostrup Teglgaard af 27.11. 1970 som vedtaget 27.11. 1970 med ændringer 13.10. 1975, 16.05. 1982, 25.05. 1995 og 28.05.2011.
§ 1:
Navn: Foreningens navn er Grundejerforeningen Hostrup Teglgaard af 27.11. 1970.
Medlemmer: Alle nuværende og fremtidige ejere af parceller udstykket fra matr. nr.1 b m.fl. Hostrup Hovedgaard, Lem Sogn og matr. nr. 2 a m.fl. Øster Hærup by, Lihme sogn.
Også ejere af omliggende parceller kan optages som medlemmer, såfremt en generalforsamling ved almindeligt stemmeflertal vedtager dette.
Begæring om optagelse og udmeldelse sker ved henvendelse til bestyrelsen, og medlemskabet er først effektivt, når kontingentet er betalt.
§ 2:
Formål: Grundejerforeningen, der er upolitisk, er stiftet i henhold til bestemmelse i skøde.
Grundejerforeningens formål er at varetage medlemmernes interesser som grundejere i enhver henseende, derunder at administrere og vedligeholde de under grundejerforeningen hørende veje, forsyningsledninger, etablere modningsfond m.v.
Foreningen kan uden ændringer i nærværende vedtægter tilsluttes eventuelle sammenslutninger af grundejerforeninger eller en hovedorganisation for sådanne.
§ 3:
Generalforsamling: Generalforsamlingen har, inden for de i vedtægterne fastsatte rammer, den højeste myndighed i grundejerforeningens anliggender.
§ 4:
Den ordinære generalforsamling holdes inden udgangen af maj måned og indkaldes elektronisk (mail og hjemmeside) af bestyrelsen med mindst 14 dages varsel, bilagt det reviderede regnskab for foreningen, dagsorden m.v. Medlemmer, som ønsker indkaldelsen via almindeligt brev, skal meddele dette til bestyrelsen.
§ 5:
Dagsorden: For den ordinære generalforsamling skal der gælde følgende dagsorden:
1. Valg af dirigent.
2. Beretning fra bestyrelsen om foreningens virksomhed i det forløbne år.
3. Forelæggelse af det reviderede regnskab til godkendelse.
4. Forslag fra bestyrelsen, herunder budget for det kommende år.
5. Forslag fra medlemmerne.
6. Fastsættelse af kontingent.
7. Valg af henholdsvis 2 og 3 bestyrelsesmedlemmer hvert andet år.
8. Valg af to suppleanter til bestyrelsen.
9. Valg af to revisorer.
10. Eventuelt.
Forslag fra medlemmerne eller sager, der af medlemmerne ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal tilsendes bestyrelsen pr. brev eller mail senest den 1. april.
§ 6:
Ekstraordinær generalforsamling: Ekstraordinær generalforsamling indkaldes, så ofte bestyrelsen finder det nødvendigt, eller senest 14 dage efter, at mindst 1/3 af foreningens medlemmer med angivelse af dagsorden har indgivet skriftlige begæring til bestyrelsen herom. Sådanne generalforsamlinger sammenkaldes med mindst 14 dages varsel.
§ 7:
På generalforsamlingen vedtages forslagene med simpelt stemmeflertal. Ved vedtægtsændringer og vedtagelser af for medlemmerne økonomisk byrdefulde vedtagelser kræves dog, at over halvdelen af grundejerforeningens medlemmer er til stede, og at 2/3 af de afgivne stemmer er for forslaget. Er ikke et tilstrækkeligt antal medlemmer mødt, indkaldes med 7 dages varsel en ny generalforsamling senest 15 dages efter. Hvis 2/3 af de på denne afgivne stemmer da er for forslaget er dette vedtaget uanset de mødendes antal.
§ 8:
Stemmeret: På grundejerforeningens generalforsamling og møder har hver parcel 1 stemme.
Eet medlem kan repræsentere et andet medlem ved skriftlig fuldmagt. Endvidere kan ægtefæller gensidigt repræsentere hinanden, når skriftlig fuldmagt foreligger. Stemmeafgivning er ikke skriftlig med mindre dette bestemmes ved almindeligt stemmeflerhed.
Både stemmeret og valgbarhed fortabes, såfremt en restance til foreningen ikke er indbetalt senest 8 dages før generalforsamling.
§ 9:
Bestyrelse: Grundejerforeningen ledes af en bestyrelse på 5 medlemmer. Bestyrelsen konstituerer sig selv med blandt andet formand, kasserer og sekretær.
Sekretæren fører en protokol over generalforsamlings- og bestyrelsesmøder.
Bestyrelsen varetager grundejerforeningens forhold i enhver henseende og repræsenterer den i alle forhold.
Bestyrelsen er berettiget til under ansvar over for generalforsamlingen at antage lønnet medhjælp, såsom assistance af revisor, advokat, landinspektør, ingeniør.
Bestyrelsen råder over foreningens midler, alt i overensstemmelse med vedtægterne og de på generalforsamlingen vedtagne beslutninger. Bestyrelsen kan ikke uden generalforsamlingens beslutning påføre foreningen gældsforpligtelser.
§ 10:
Bestyrelsesmøde: Bestyrelsesmøde afholdes så ofte, som forholdene gør det nødvendigt. Formanden og hvert bestyrelsesmedlem kan sammenkalde bestyrelsen. Sammenkaldelse bør finde sted med mindst tre dages varsel, men i påtrængende tilfælde kan formanden sammenkalde med kortere varsel.
§ 11:
Regningsberettigelse: Bestyrelsen kan uddelegere midler til det enkelte bestyrelsesmedlem i henhold til det af generalforsamlingen vedtagne budget.
Det ansvarlige bestyrelsesmedlem attesterer regningen og berigtiger herved, at ydelsen er i overensstemmelse med det aftalte, hvorefter udbetalingen foretages af kassereren.
§ 12:
Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 4 medlemmer er til stede, hvoraf enten formanden eller kassereren. Beslutninger tages ved simpelt stemmeflertal. Ved stemmelighed er formanden, i dennes fravær kassererens, stemme afgørende.
§ 13:
Regnskab og revision: Foreningens regnskabsår er 1/1 – 31/12.
Regnskabet revideres af to revisorer, der ligeledes vælges af generalforsamlingen. Revisorerne har ret til uanmeldt revision.
§ 14:
Grundejerforeningens midler hensættes i bank eller sparekasse, hvoraf beløb kan hæves af kassereren. Kassereren fører en af revisorerne autoriseret kassebog, samt protokol over medlemmerne.
§ 15:
Ved optagelse i grundejerforeningen betaler hvert medlem et indskud på kr. 25,00. På hver generalforsamling vedtages et kontingent pr. parcel for det kommende år. I øvrigt skal hver parcel svare lige store bidrag til de fælles goder uanset deres ejendommes areal og beliggenhed. Bestyrelsen sørger gennem kassereren for opkrævning af kontingenter m.v.
