Databeskyttelsesforordningen i forhold til Grundejerforeningen Hostrup Teglgaard – Maj 2018
Bestyrelsen for Grundejerforeningen Hostrup Teglgaard har maj 2018 formuleret foreningens privatlivspolitik, så den forhåbentlig er overskuelig for medlemmerne og samtidig imødekommer de juridiske krav i forbindelse med EU’s persondataforordning (GDPR).
Overordnet kan vi slå fast, at bestyrelsen kun beder medlemmerne om oplysninger, som er nødvendige at vide for at vide i forhold til foreningens drift – for eksempel opkrævning af kontingent – og for at være i kontakt med vore medlemmer – for eksempel ved indkaldelse til generalforsamling. Vi får oplysningerne fra ejerne selv eller ved køb/salg fra ejendomsmægler.
Personoplysninger:
Vi indhenter og opbevarer kun såkaldte ”almindelige personoplysninger”: For alle vore medlemmer gælder det navn, privatadresse, sommerhusadresse og matrikelnummer. For de medlemmer, som ønsker det, har vi også registreret telefonnummer og/eller mailadresse. De medlemmer, som ikke har oplyst mailadresse, bliver tilskrevet ved almindeligt brev, hvis de skriftligt har anmodet om det.
Vi deler ikke de personlige oplysninger med tredje part. Hvis nogen ønsker at sende mail til vore medlemmer, for eksempel Kystbeskyttelseslaget Hostrup Strand, gør bestyrelsen det på lagets vegne.
Personoplysningerne bliver skrevet i xl-ark/access, der opbevares i Dropbox, hvortil der kræves adgangskode. Oplysningerne bliver ajourført mindst én gang om året i forbindelse med indkaldelse til generalforsamlingen i maj. Oplysningerne om den enkelte grundejer opbevares så længe, som vedkommende ejer sommerhuset.
Foreningens dataansvarlige:
De dataansvarlige er formanden og kassereren. Maj 2018 er det hhv. Ingrid M. Schmidt og Henning Quist Nielsen. Begge er med til at administrere medlemslisten og bruger dens oplysninger i forbindelse med foreningens drift og for at opretholde kontakten med medlemmerne.
Det enkelte medlem kan til hver en tid få oplyst, hvilke oplysninger foreningen ligger inde med om vedkommende. Det kan ske ved enten at kontakte formand eller kasserer.
Hjemmeside:
Grundejerforeningen Hostrup Teglgaard driver en hjemmeside www.hostrupteglgaard.dk
Foreningen er ikke aktiv på de sociale medier, som f.eks. Facebook.
Formålet med hjemmesiden er at orientere foreningens medlemmer og andre med interesse for området om, hvad der sker i foreningen og ved Hostrup Strand.
Foreningen indsamler ikke oplysninger om de, der besøger hjemmesiden. Vi anvender ikke cookies.
Fotopolitik: Som illustrationer på hjemmesiden bruges genrebilleder og situationsfotos fra foreningens aktiviteter og ”dagliglivet” ved Hostrup Strand. For eksempel den fælles arbejdsdag, generalforsamlingen og diverse arbejder iværksat af bestyrelsen. Deltagere kan til hver en tid frabede sig fotografering. Ved brug af portrætfotos har vi vedkommendes tilladelse.
Nabohjælp:
Foreningen tilbyder sine medlemmer at være med i en ordning omkring ”Nabohjælp”. Det er en liste med kontaktoplysninger på sommerhusejere i Grundejerforeningen Hostrup Teglgaards område. Formålet er, at grundejerne kan kontakte hinanden, hvis de observerer noget usædvanligt omkring sommerhusene. Alle lodsejere under grundejerforeningen kan komme med på listen. Kun de tilmeldte kan se oplysningerne. Adgang via personligt kodeord.
