Bestyrelsesmøder i 2011

Referater af bestyrelsesmøderne i grundejerforeningen
Hostrup Teglgaard
 i 2011:

Lørdag 10. september 2011;

Til stede: Niels Jørgen Hyldgaard, Orla Sidelmann, Henning Quist Nielsen, Jens Frede Nielsen og Ingrid M. Schmidt

Dagsorden:
Økonomi
Kloakering
Fællesarealer
Naturplejeprojekt
Containerpladsen
Vejene
Sommerfest 2012
Nabohjælp
Badebroen
Fredagshygge
Bådelauget
Næste møde

Økonomi v. Henning:
Det kostede en del ekstra arbejde at få alle kontingentindbetalinger i hus. Der var tolv restancer i år; men det hjalp med en skriftlig rykker (brev/mail), uden gebyr. Foreløbig tegner det godt for overholdelse af årets budget. Generalforsamlingen blev lidt dyrere end forventet, men på flere andre poster er forbruget mindre end budgetteret. Ved en fejl er en regning på ca. 2000 kr. for entreprenørarbejde blevet betalt to gange, og i mellemtiden er firmaet lukket; men Henning arbejder på sagen.

Kloakering:
Ingrid har været i kontakt med Teknisk Forvaltning i Skive Kommune for at høre nyt om processen for den kommende spildevandsplan. Embedsmændene er ved at lægge sidste hånd på et forslag til ny spildevandsplan, og de regner med, at den kommer på dagsordenen for Teknik- og Miljøudvalgets møde i begyndelsen af oktober. Hvis politikerne nikker ja, bliver planen så sendt ud i en otte uger lang høring.
Hostrup Hovedgaard har brug for en løsning for deres spildevand, og derfor står vores sommerhusområde stadig først for. Det vil sige den nye udstykning af sommerhusgrunde og de parceller, der ligger syd for. Altså i første omgang ikke de sommerhusgrunde, der ligger vest for Febækken på Klokkelyngen og Hedelyngen.
Ifølge takstbladet koster kloakeringen et éngangsbeløb på 27.309 kr. plus moms pr. husstand. Dertil kommer så udgifterne til en tilslutning fra huset til skelbrønd (spildevand, ikke tagvand). Det beløb vil variere fra grund til grund.
Vi bliver formentlig indkaldt til et orienteringsmøde. I den forbindelse er det også værd at overveje, om vi som forening skal indhente tilbud fra et par autoriserede kloakmestre på tilslutningen. Alt andet lige vil det blive en billigere løsning end, hvis vi hver især hyrer en kloakmester.
De sommerhuse, der har en tidssvarende løsning for deres spildevand, har en frist på tyve år fra godkendelsesdatoen til de skal slutte sig til. Alle andre har tilslutningspligt.
Fra bestyrelsens side følger vi selvfølgelig sagens gang, og vi er klar til at indgive et høringssvar, når tid er.

Fællesarealer:
– De nye ejere af Havtjørnevej 1 fik tidligere på sommeren lov til at fælde noget af bevoksningen øst for containerpladsen for at give udsyn til sommerhuset; men oprydningen lader noget tilbage at ønske. Derfor skriver Niels Jørgen en påmindelse til dem og gør samtidig opmærksom på, at det faste hegn ud mod Havtjørnevej faktisk ikke er lovligt i henhold til byplanvedtægten.
– Adgang til højen: Henning har talt med ejerne, Marie og Ole Andersen. De er selv, sammen med deres naboer, gået i gang med at rydde noget af bevoksningen, så der kan blive adgang. Vi tilbyder fra foreningens side at give en hånd med i arbejdet ved næste års arbejdsdag, hvis de ønsker det.
– Fællesområdet/engen øst for containerpladsen: Grundejerforeningen ejer den (tilgroede) mark, der ligger ved indkørslen til sommerhusområdet, lige før containerpladsen. Ingrid foreslår, at vi stubfræser arealet, så området bliver tilgængeligt. Der er en flot udsigt fra ”toppen” ud over vandet. Fremover kan vi så slå græsset en gang om året. Beslutning: Det gør vi næste år. Vi samler evt. andre opgaver for stubfræseren og får det hele gjort på én gang. Arbejdet koster ca. 1400 kr. pr. time plus moms.
– Engen: Der gror efterhånden en del piletræer på engen mellem Havtjørnevej og Kystvejen. Jens Frede foreslår, at vi får dem fældet, og det er der enighed om. Dog afventer vi lige, hvad der sker omkring et eventuelt naturplejeprojekt på engen.

Naturplejeprojekt:
Vi har fået brev fra Skive Kommune (sendt 08.09.2011) vedrørende naturplejeprojektet ved Hostrup Strand. Det er efterhånden et år siden, at vi første gang blev kontaktet om projektet, og siden er der ikke sket noget; men nu er der kommet en ny kontaktperson på sagen, og han prøver at samle repræsentanter for de to grundejerforeninger og de berørte sommerhusejere på Hermelinvej til et møde. Det tegner til at blive den 7. oktober. Niels Jørgen deltager, og det samme gør Ingrid og Jens Frede, hvis kalenderen tillader det.
Vi fornemmede en positiv holdning til projektet ved generalforsamlingen, men dog med forbehold over for mulige gener i form af lugt og fluer. Vi hverken kan eller vil betale til projektet. Derfor har vi en del spørgsmål, som vi ønsker svar på i forbindelse med mødet.

Containerpladsen:
Ingrid har været i kontakt med 4-S for at høre deres vurdering af affaldssituationen på containerpladsen. Vi fik som bekendt en aftale med dem om, at vi kunne få en ekstra afhentning midt på ugen, hvis affaldet hobede sig op. Jens Frede har holdt øje med containerne, og tre-fire gange i løbet af sommeren har det været aktuelt at ringe efter en ekstra tømning. Generelt vurderer både 4-S og vognmanden, at der langt fra er blevet smidt så meget affald/storskrald på pladsen som sidste år.
4-S arbejder stadig på at få etableret et forsøg med undergrundscontainere; men foreløbig er der ikke penge til projektet.
4-S opfordrer i øvrigt grundejerne til altid at smide husholdningsaffaldet i posen/spanden ved sommerhuset. Også selv om der kun er tale om små portioner efter for eksempel en weekend. For ”mange poser små” fylder op i beholderne på containerpladsen, og vognmanden kører jo forbi hver enkelt matrikel uanset, om der er affald i posen eller ej.

Vejene:
Jens Frede tør allerede nu gerne forsøget med ekstra grusning af sommerhusvejene, heraf et stykke af Havtjørnevej, for en succes. De strækninger, der har fået grus, klarer det omskiftelige vejr godt, og der er ikke brug for skrabning i samme omfang som tidligere. Derfor foreslår han, at vi fremrykker grusningen af den resterende del af Havtjørnevej plus stikvejen ned mod Kystvejen. Det vil koste ekstra i år, men vi har penge i kassen, og det vil spare os for en del vedligeholdelse. Resten af bestyrelsen bakker den ekstra bevilling op, så arbejdet kan blive sat i gang inden vinter.
Vi har i øvrigt fået ny entreprenør på vejarbejdet, nemlig Brian Grøndal Pedersen (Hennings søn).

Sommerfest:
Udgiften til årets sommerfest beløb sig til knap 2.000 kr. for hver af de tre grundejerforeninger. Pengene går til leje af telt, grill og underholdning. Bestyrelsen i Gf 2 har spurgt, om vi næste år også skal leje borde og stole. Dels gør det arrangementet nemmere for deltagerne, dels betyder det at ingen behøver at sidde ”alene”. Deltagerne kan stadig placere sig gruppevis, men ved langborde kommer ingen til at sidde alene. Vi ved, at det afholder nogle fra at komme, hvis ikke de har nogen at følges med. Leje af borde og stole til 72 pers. vil koste 936 kr. Det bakker vi op. Ingrid tager kontakt til 2’eren og prøver desuden allerede nu at få aftalt en dato for Sommerfesten 2012.

Nabohjælp:
Vi er ikke kommet videre med en løsning på nabohjælp via hjemmesiden. Dels skal vi passe på ikke at overtræde reglerne i Registerloven, dels vil det være mest smart at vente til en eventuel fornyelse af hjemmesiden. Så foreløbig lyder tilbuddet til vore medlemmer, at de kan kontakte én fra bestyrelsen, hvis de har brug for at komme i kontakt med et andet medlem. Vi kontakter så vedkommende og giver besked’en videre. Vi kan ikke umiddelbart udlevere telefonnummeret.
Den korte udgave: Ring til et bestyrelsesmedlem, hvis du ser ”noget”, så ringer vi videre til rette vedkommende.

Badebro:
Igen har en tidlig efterårsstorm gjort skade på vores badebro. Jens Frede har givet kommunens folk besked, og de begynder optagningen i den kommende uge.

Fredagshygge:
Orlas initiativ med Fredagshygge ved stranden må – vejret taget i betragtning – siges være blevet taget vel imod. Tre-fire fredage har vejret været så lunt og roligt, at folk kunne samles over en kop medbragt kaffe/vin/øl. Det har været en fornøjelig måde at møde sine naboer på, og Orla lover allerede nu, at skiltet kommer op igen næste år.

Bådelauget:
Intet nyt at berette. Vejret har ikke været med de sejlende. Flere har dog vist interesse for at være med.

Næste møde:
Foreløbig noterer vi den 11. februar i kalenderen; men det kan blive nødvendigt med et møde inden da. Alt afhængig af, hvordan det går med kloakeringsprojektet.

Ref./Ingrid
12. september 2011

 

Lørdag 4. juni 2011:

Til stede: Niels Jørgen Hyldgaard, Orla Sidelmann, Henning Quist Nielsen, Jens Frede Nielsen og Ingrid M. Schmidt.

Dagsorden:
Konstituering
Telefonliste
Referater
Vejene
Økonomi
Medlemsskift
Skilt
Opfølgning på generalforsamling
Næste møde
Eventuelt

Konstituering
Bestyrelsens medlemmer fortsætter på deres poster: Formand Niels Jørgen Hyldgaard, næstformand Orla Sidelmann, kasserer Henning Quist Nielsen, vejansvarlig Jens Frede Nielsen og sekretær Ingrid M. Schmidt.

Telefonliste
På generalforsamlingen lovede bestyrelsen at undersøge mulighederne for at oprette en telefonliste med de af foreningens medlemmer, der ønsker at stå på den. Så medlemmerne hurtigt kan komme i kontakt med hinanden, hvis der for eksempel er sket indbrud eller andet på en grund. På grund af databeskyttelsesloven kan vi ikke bare indsamle telefonnumrene og rundsende dem pr. mail.
Forskellige modeller blev vendt:
1. En liste, der bliver sendt ud til de, der ønsker at være med i ordningen. Den revideres en gang om året.
2. En liste, der ligger hos hver af bestyrelsens medlemmer. Medlemmerne på listen har givet tilsagn om, at bestyrelsen kan videregive deres telefonnummer til andre af foreningens medlemmer.
3. Et lukket forum på hjemmesiden, hvortil kun foreningens medlemmer har adgang. Her kan telefonlisten og andre interne materialer ligge.
Den sidstnævnte model er kendt i andre foreninger, og Orla påtog sig at indsamle oplysninger til næste bestyrelsesmøde.

Referater
Nu, hvor både den ordinære og den ekstraordinære generalforsamling er vel overstået er det tid for udsendelse af referater. De, der er tilmeldt mailservice, har allerede fået referat af generalforsamlingen, og der er skrevet diverse artikler på hjemmesiden.
Ingrid sørger for referat fra den ekstraordinære generalforsamling. Henning sørger for at få udsendt begge referater plus en blanket, som skal underskrives af de, der fortsat ønsker materialer sendt med post. De øvrige medlemmer vil fremover få besked om foreningens gøren og laden via mail og hjemmesiden.

Vejene m.m.
Jens Frede fremlagde sin plan for vedligeholdelse/grusning af vejene de kommende år:
2011: Revlingebakken, Hedelyngen, en strækning af Havtjørnevej og de første meter af Blåbærvej. Arbejdet er udført.
2012: De ”indre” veje: Blåbærvej, Brombærvej, Multebærvej, Hybenvej, Enebærvej, Slåenvej. I alt 1,2 km vejstrækning.
2013: Klokkelyngen, Tyttebærvej og en strækning af Havtjørnevej.
2014: Havtjørnevej
Foreløbig har vi kun fået positive reaktioner på fireårsplanen og det arbejde, der foreløbig er udført.
Den løbende skrabning af vejene i sommerhalvåret bliver nu foretaget af Rødding Maskinstation, der har overtaget materiellet efter Lem Maskinstation.
Der er indgået aftale om fræsning af en del af fællesarealet mellem Klokkelyngen og Febækken. Foreningen betaler 1900 kr. og nabogrundejerne hver 600 kr. til projektet.
Det lovede borde/bænkesæt, som Skive Kommune vil sætte op nede ved stranden, er endnu ikke kommet. De havde ellers lovet, at det skulle komme i uge 22. (Sidste: Det kom mandag den 6. juni)

Økonomi
Henning er klar med et overblik på næste bestyrelsesmøde. Foreløbig har vi brugt lidt flere penge en budgetteret til generalforsamlingen og til flis.

Medlemsskift
Vi har et par medlemmer på Harevej, og de har spurgt, om det ville være muligt at skifte til grundejerforeningen Hostrup Strand. Her hører Harevej nemlig til. Ingrid har forespurgt hos Skive Kommune, og svaret er nej. Man kan ikke skifte grundejerforening. I forbindelse med udstykningen har hver grund fået et matrikelnummer, som igen hører under en byplanvedtægt/lokalplan, og det kan der ikke laves om på.
Jens Frede giver de pågældende besked. Vi er som bestyrelse selvfølgelig indstillet på at hjælpe de pågældende grundejere, hvis de har spørgsmål eller andet i forhold til Hostrup Strand.

Skilt
Vi har fået en forespørgsel vedr. skiltning ved Enebærvej/Slåenvej. Ved indkørslen til Slåenvej står der et skilt, der angiver, at vejen er blind. Et sådant skilt burde stå allerede ved indkørslen til Enebærvej. Mange bilister kører i dag ind på Enebærvej, kun for at opdage, at der ikke mulighed for at køre igennem til andre veje i området. Vi har tidligere forsøgt at flytte skiltet fra Slåenvej ned til Havtjørnevej, men det kunne rent fysisk ikke lade sig gøre. Jens Frede undersøger, hvad et nyt skilt koster.

Opfølgning på generalforsamling
En gennemgang af referatet fra den ordinære generalforsamling viser, at vi har gang i de forskellige ting, som vi lovede at tage op. Til efteråret forventer vi at blive indkaldt til møder med Skive Kommune om henholdsvis naturplejeprojektet og badebroerne.

Næste møde
Vi holder bestyrelsesmøde igen den 17 eller 24. september, alt efter Hennings kalender. Jens Frede lægger hus til.

Eventuelt
Containerpladsen: Ordningen med det ekstra tilkald af renovationsvognen fra 4S virker. Jens Frede tjekker midt på ugen, hvor fyldte containerne er, og to gange har han ringet til 4S for en ekstra tømning.
Fredagshygge på badebroen: Orla går foran med det gode eksempel, næste gang fredagsvejret er til hygge på badebroen. Han tropper op, og forhåbentlig får mange andre lyst til at lægge vejen forbi med en flaske/kande glas/kopper under armen.
Den fælles arbejdsdag blev vel gennemført. Efterfølgende har Jens Frede befriet 30 km-skiltet midt på Havtjørnevej for buske/træer.
Den fælles sommerfest, lørdag den 9. juli: Henning er i fuld gang med forberedelserne til den musikalske underholdning, Ingrid sørger for omdeling af indbydelser og omtale på hjemmesiden + det traditionsrige lotteri. Alle er velkomne på pladsen kl. 10 om formiddagen til hjælp med opsætning af teltet.

Ref. Ingrid
6. juni 2011

 

Lørdag 19. marts 2011:

Til stede: Niels Jørgen Hyldgaard, Orla Sidelmann, Henning Quist, Jens Frede Nielsen og Ingrid M. Schmidt

Dagsorden: 
1. Økonomi
2. Vedtægtsændringer
3. Naturplejeprojekt
4. Den nye udstykning
5. Renovation
6. Vejene
7. Fællesarealer
8. Generalforsamling
9. Opsamling fra sidste møde
10. Næste møde
11. Eventuelt

Økonomi v. Henning:
Vi kom godt ud af 2010. Takket være det øgede kontingent og et forholdsvist lavt udgiftsniveau, blandt andet til vejene, har vi indhentet senere års efterslæb. Vi har nu et rådighedsbeløb på ca. 125.000 kroner. Vi er derfor enige om at foreslå, at kontingent for 2011 sættes ned til 600 kr. pr. grund. På generalforsamlingen fremlægger vi igen i år et budget for det nye regnskabsår (2011).

Vedtægtsændringer:
Ingrid har haft kontakt med Skive Kommune for oplysninger om den nye udstykning og de nye grundejeres eventuelle medlemsskab af vores grundejerforening. Kommunen opfordrer os til i første omgang at ”klappe hesten”. Anbefalingen lyder på, at vi ikke skal foretage os noget, før en god del af grundene er solgt. Derfor beslutter vi ikke at ændre noget i vedtægterne omkring udvidelse af foreningen.
Vi vil derfor på generalforsamlingen kun foreslå nogle ændringer omkring regningsberettigelse og den kontante kassebeholdning. Generalforsamlingens faste dagsorden bør indeholde et punkt med budget, og så vil vi foreslå en modernisering af paragraffen om indkaldelse til generalforsamling. Ingrid skriver nogle forslag til ændringerne og snakker med juridisk afdeling i Skive Kommune.

Naturplejeprojektet:
Vi har ikke hørt noget siden den skriftlige henvendelse i september med kommunens forslag til et naturplejeprojekt på engarealet mellem Havtjørnevej og Kystvejen. Ingrid tager kontakt til kommunen for at høre, om der sker yderligere.
Sidste nyt: Ingrid har snakket med Skive Kommune. Det viser sig, at projektet har fået en barselsvikar, og hun er først ved at sætte sig ind i sagen. Hun har dog fundet ud af så meget som, at sidste frist for at søge midler ikke er den 1. maj. Så projektet er ikke i tidnød. Hun vil indkalde de berørte grundejerforeninger og grundejere (på Hermelinvej) til et orienterende møde om projektet, så vi kan få afklaret eventuelle tvivlsspøregsmål. Datoen er endnu ikke fastsat.

Den nye udstykning:
Jens Frede har indhentet oplysninger om salget af byggegrunde. Det går trægt. Foreløbig er der kun solgt to grunde og serveret to andre ud af i alt 33 grunde. Der er tre salgspriser: 11 grunde a 550.000 kr., 11 a 450.000 og 11 a 350.000 kr. Kommunen kræver en ingeniørberegning på de veje, der skal anlægges i udstykningen. Udgiften til beregningen skal investoren afholde, og derfor ligger hele projektet lidt underdrejet i øjeblikket.

Renovation:
Ingrid har siden sidste møde flere gange været i kontakt med 4-S for en løsning omkring affaldsproblemerne på containerpladsen. 4-S arbejder fortsat på, at vi skal være forsøgskanin for en undergrundsbeholder; men flere skal med for at investeringen i blandt andet renovationsbilen kan betale sig. Derfor har vi aftalt en midlertidig løsning for i år. Ekstra tømninger. Containerne bliver tømt om mandagen. Hvis vi i ugens løb kan se, at randen er ved at være nået, kan vi ringe til 4-S, og så sørger de for en ekstra tømning sidst på ugen. Jens Frede påtager sig opgaven med at holde øje med containerne og kontakte 4-S.
4-S beder os i øvrigt opfordre grundejerne til altid at lægge husholdningsaffaldet i deres egen affaldspose. Nogle gange synes de må, at der er så lidt, at det ikke kan betale sig; men mange poser små… Og det koster det samme for både grundejere og 4-S, om de i tømningssæsonen skifter alle sække eller ej.

Vejene:
Vi arbejder videre med fireårsplanen. Altså en opdeling af området, så alle vejene over fire år får tilført grus ud over den almindelige skrabning og vedligeholdelse. Jens Frede har indhentet tilbud hos Brdr. Nautrups Vognmandsforretning i Lem, og for 16.000 kr. kan vi få 80 kubikmeter grus, som bliver drysset ud på det aftale vejareal. Dertil kommer skrabning af vejene, som Lem Maskinstation fortsat står for. I fireårsplanen tager vi i første omgang fat på Revlingebakken, Hedelyngen og Havtjørnevej. Når vi har gjort os nogle erfaringer, planlægger vi de kommende år.
Der er ikke aktuelt behov for nye dræn.

Fællesarealer:
Badebroen: Skive Kommune har skåret kraftigt ned på budgettet for badebroer. Ifølge Skive Folkeblad sker der dog ikke noget på området i år. Ingrid holder kontakt med kommunegartneren.
Sidste nyt: Ingrid har talt med kommunegartner Kent Alex Larsen. Han bekræfter, at alle de badebroer, der var sat op sidste år, også bliver sat op i år. I den kommende tid danner kommunen sig et overblik over situationen og hvad der kan gøres for de penge, der nu er til rådighed, og så bliver grundejerforeningerne indkaldt til et møde efter sommerferien.
Han har i øvrigt også lovet at finde ud af, hvor vores lille bro hen over Febækken er blevet af. Den blev ødelagt af isskruninger, og pålidelige kilder vil vide, at kommunens folk har taget resterne med.

Borde og bænke:
Jens Frede har gjort et scoop! Han har snakket med kommunens folk, og vi får et ekstra bord/bænke-sæt til opstilling nede ved badebroen. Vi skal selv stå for vedligeholdelsen. Vi har tidligere talt om at få jævnet arealet lidt ud, så der bliver bedre plads til bænkene.

Årets arbejdsdag:
Vi flytter den til den 28. maj. Arbejdsopgaver: Stierne skal flises. Det vil koste ca. 4.400 kr. Jens Frede efterlyser opgaver. Vi skriver en opfordring på hjemmesiden. Hvis ikke naturplejeprojektet er nært forestående, skal der blandt andet ryddes op i buskene nede på engen.

Generalforsamling:
Ingrid har bestilt husly på Restaurant Gyldendal den 14. maj kl. 14.
Niels Jørgen sørger for dagsorden. Ingrid skriver udkast til beretning.
I indkaldelsen til generalforsamlingen varsler vi allerede en ekstraordinær generalforsamling den 28. maj (i forbindelse med arbejdsdagen). Til evt. vedtagelse af de nye vedtægter. Orla sørger for den del af indkaldelsen.
(Vedtægtsændringer på den ordinære generalforsamling kræver, at over halvdelen af grundejerne er mødt op, og to tredjedel af dem skal stemme for ændringerne.)
Indkaldelsen skal være ude senest den 30. april pr. brev, incl. det reviderede regnskab og dagsorden.
På valg er Ingrid M. Schmidt og Orla Sidelmann (som kom ind som afløser for Ib Johansson). Begge modtager genvalg.

Opsamling fra sidste møde:
Ikke noget

Eventuelt:
I år følger vi igen rykkerproceduren, hvis medlemmerne ikke betaler kontingent til tiden. Sidste år gav kassereren lang snor på grund af omlægningen til PBS og opsøgte personligt alle, der ikke betalte til tiden; men i år bliver det igen skriftligt og med evt. gebyrer.

Ref. Ingrid
Ultimo marts 2011