Referat af bestyrelsesmøderne i Grundejerforeningen Hostrup Teglgaard i 2008:
Lørdag 23. august 2008
Til stede: Niels Jørgen Hyldgaard, Ib Johanson, Henning Quist Nielsen, Svend Erik Nielsen og Ingrid M. Schmidt
Niels Jørgen Hyldgaard bød velkommen. Specielt til Henning Quist, da det var hans første bestyrelsesmøde.
Efterårsafbrænding *):
Både Niels Jørgen Hyldgaard og et af grundejerforeningens medlemmer, Jesper Friis Poulsen, har fået samme idé: Skal vi ikke lave en fælles afbrændingsdag for haveaffald i efteråret? En slags forskudt sankthans, hvor medlemmerne op til tre uger før kan aflevere træstykker og grene i ”hullet” ved ophalerpladsen.
Vi synes alle godt om idéen, og vi vil forsøge at føre den ud i livet. En fælles afbrændingsdag vil både spare mange bål rundt omkring i haverne og x-antal kørte kilometer til Kaastrup. Men allerførst skal vi have de fornødne tilladelser til afbrændingen.
Ingrid kontakter Skive Kommune, og Niels Jørgen spørger ”hullets” ejer, Ole Andersen.
Forslag til dato: Lørdag i uge 42. Der bliver ikke tale om noget egentligt arrangement. Medlemmerne kan bringe deres affald ned til hullet i ugerne op til, og foreningen sørger for, at det bliver brændt af den pågældende dag.
*) Det har senere vist sig, at forslaget ikke kan gennemføres, da der ikke må afbrændes bål i det offentlige rum bortset fra til sankthans. Læs artikel fra nyhedssiden her
Hede Danmark, status på træprojektet:
Ingrid kunne fortælle, at i hvert fald 14 af vore medlemmer har meldt sig som interesserede, og så vidt vides har alle sagt ja til Hede Danmarks tilbud. Der kan være flere, som blot har meldt sig direkte til selskabet. Dertil kommer godt en håndfuld medlemmer af Grundejerforening nr. 3. Flere kan i øvrigt nå at melde sig til, arbejdet går først i gang til oktober.
Niels Jørgen Hyldgaard: – Vi kan glæde os over, at vedtægtsforslaget fra Ib og Tove gav anledning til en god debat og nu også en række fældninger.
Forslag fra Ib: At vi dokumenterer processen med fotos. Før og efter billeder. Hede Danmark kunne deltage igen ved næste års generalforsamling for at gøre status over projektet.
Ingrid beder Peter om at tage nogle billeder. Han har allerede aftalt med Hede Danmark, at vi fotograferer før og efter fældningen på egen grund.
Økonomi:
Henning gav en orientering om foreningens aktuelle økonomi. Vi har stort set brugt årets kontingent. Blandt andet til drænprojektet på Enebærvej. Vi må regne med at gå i minus, så der bliver brug for at tære på formuen.
Det har i øvrigt ikke været en uddelt fornøjelse for Henning at overtage posten som kasserer. Han – og også hans kone – har flere gange oplevet at blive overfuset af medlemmer, der er kommet bagud med betalingen af kontingent.
Særlig i ét tilfælde var der tale om et meget groft verbalt overfald i telefonen. Det pågældende medlem havde til sin store fortørnelse fået en rykker efter ikke at have betalt sit kontingent til tiden. Selv mente hun ikke, at hun havde modtaget en opkrævning, men Henning kunne i hvert tilfælde se, at den var sendt. Spørgsmålet var så, om Post Danmark ikke havde afleveret brevet, eller om det på anden måde var blevet væk.
Vi ser desværre en stigning i antallet af medlemmer, der ikke betaler deres kontingent til tiden. 2006: 3, 2207: 6 og 2008: 11. I de fleste tilfælde skyldtes det forglemmelse eller ejerskifte, og pengene blev prompte indbetalt efter, at de pågældende havde fået en påmindelse, men et par af medlemmerne har gjort kasserertjansen sur for Henning.
Spørgsmålet om, hvor vidt brevet med opkrævningen nåede frem til modtageren eller ej, kan ikke besvares. Det er selvfølgelig uheldigt, hvis et medlem får en rykker for en opkrævning, som postvæsnet aldrig har afleveret; men det er helt utilstedeligt, at medlemmer overhovedet kan finde på at overfuse en kasserer, der ganske frivilligt har påtaget sig arbejdet med at holde styr på foreningens penge. Uanset hvad, må vi kunne tale til hinanden på en ordentlig måde inden for foreningen.
Efter forslag fra Henning vedtog bestyrelsen nogle formuleringer til en række standardskrivelser, som kassereren kan sende ud, når det er tid for indbetaling af kontingent. Først får alle medlemmer en opkrævning. Derefter får de, der ikke betaler til tiden, en ”erindringsskrivelse”, og hvis betalingen stadig trækker ud, blev den fulgt op af en rykker mere.
Samtidig hæver vi rykkergebyret fra 50 til 100 kroner pr. rykker.
Alle, der har sommerhus i det område, der er omfattet af Grundejerforeningen Hostrup Teglgaard, har pligt til at være medlem af foreningen. Den årlige indbetaling af kontingent falder altid umiddelbart efter generalforsamlingen i maj.
Vi satser på fremover at udsende opkrævningerne senest den 15. juni med betalingsfrist den 1. juli.
Mailadresser:
For at spare på den dyre porto og samtidig sikre medlemmerne hurtige informationer vil vi opfordre dem til at give os deres mailadresser. Det gør vi i første omgang via hjemmesiden og næste år i forbindelse med den skriftlige indbydelse til generalforsamlingen. De medlemmer, der oplyser deres mailadresse, vil derefter få opkrævninger, referat af generalforsamling etc. tilsendt pr. mail. De øvrige vil fortsat få det hele pr. almindelig brevpost. Indkaldelsen til generalforsamlingen vil dog blive sendt ud til alle pr. brev.
Velkomsthilsen:
Ingrid foreslår, at vi får lavet en velkomsthilsen til nye medlemmer af foreningen. En A5-ting med oplysninger om foreningen, bestyrelsen, hvad vi arbejder med, lidt om takt & tone og en henvisning til hjemmesiden. Hun forfatter et udkast.
Mere økonomi:
Henning gennemgik også regnskabsordenen og fik grønt lys til at ændre på kontoplanen, så den bliver mere gennemsigtig. For eksempel når det gælder udgifterne til reparation af vejene.
Vi fastlagde også, hvem der kan bestille hvad på foreningens vegne. Når det for eksempel gælder vejene, er det normalt Svend Erik, der træffer aftale med entreprenøren.
Alle, der bestiller/køber ind på foreningens vegne skal attestere, at ydelsen er leveret, og at den svarer til det aftalte. Det gøres ved at sætte en underskrift på fakturaen eller på anden måde skriftligt.
Vejene:
Det slider ekstraordinært meget på vejene, når der er større byggeprojekter i gang. Ib påtager sig at udarbejde en standardskrivelse, som vi kan sende til bygherrerne med en opfordring om at ordne evt. skader på vejene, når arbejdet er færdigt.
Ingrid sørger for en appel på hjemmesiden.
Dræn:
Husejerne på Enebærvej fortæller, at det nye dræn, som foreningen har fået lavet i sommer, virker efter hensigten.
Spørgsmålet er nu, om der er flere projekter på vej efter Revlingebakken og Enebærvej. For eksempel det stejle stykke på Havtjørnevej, på Klokkelyngen og den nederste del af Blåbærvej. Svend Erik undersøger, hvad der bør og kan laves, så vi kan få lavet et overslag over økonomien og evt. bringe emnet op på næste generalforsamling.
Belægning:
Den nye belægning med knust asfalt har klart gjort vejene mere holdbare, så den fortsætter vi med at bruge.
Skilte:
Svend Erik fortæller, at de to nye skilte på Havtjørnevej med advarsel om legende børn har fået bilisterne til at sætte farten ned.
Skuret på Havtjørnevej:
Hvad skal der ske med det gamle postkasseskur på Havtjørnevej? Kan det bruges til noget, eller skal vi rive det ned? Beslutning: Svend Erik beder entreprenøren give et tilbud på, hvad det vil koste at få det fjernet. Prisen afgør, om det bliver i år eller næste år. Vi får prisen pr. mail.
Skuret førte til en snak om en opslagstavle med informationer fra foreningen; men et flertal i bestyrelsen mener ikke, at der er behov for en tavle.
Udstykning:
Foreningen har endnu ikke fået høringsmateriale vedr. den nye udstykning øst for Febækken. Sagen trækker øjensynligt ud. Ingrid tager igen kontakt til kommunen for at spørge, hvor sagen står. Den medarbejder, der tidligere havde sagen, har forladt kommunen, og vedkommende, der har overtaget den, er på ferie i august.
Næste møde:
Lørdag den 23. marts kl. 10 hos Svend Erik Nielsen.
Ref./Ingrid
25/08/2008
Lørdag 7. juni 2008:
Til stede: Niels Jørgen Hyldgaard, Svend Erik Nielsen og Ingrid M. Schmidt
Bestyrelsesmødet blev holdt i forlængelse af foreningens fælles arbejdsdag, der igen i år samlede et rekordstort antal deltagere: 23.
Vi fik
- lagt dræn og renoveret stien mellem Revlingebakken og Hedelynge,
- finpudset legepladsen
- ordnet stien mellem Hybenvej og Enebærvej
- givet ophalerpladsen en overhaling
- etableret to grillsteder på fællesarealet ved badebroen
- klippet og trimmet buske og græs ved ophalerpladsen
- lagt grus på vejene
Idé fra Niels Jørgen: At foreningen til oktober arrangerer en fælles afbrændingsdag i ”hullet” v. ophalerpladsen. For at undgå afbrænding på grundene. Ole Andersen, der ejer ”hullet” skal spørges. Niels Jørgen spørger.
Konstituering:
Efter generalforsamlingen konstituerer vi os med:
Niels Jørgen Hyldgaard som formand
Ib Johanson som næstformand
Henning Quist Nielsen som kasserer
Svend Erik Nielsen som vejansvarlig og
Ingrid M. Schmidt som sekretær.
Første suppleant: Orla Sidelmann
Anden suppleant: Bente Hedegaard
HedeDanmark:
Ingrid orienterede om sidste nyt i samarbejdet med HedeDanmark. Foreløbig har syv af foreningens medlemmer plus foreningen selv meldt sig som interesserede i et uforpligtende besøg af HedeDanmarks landskabskonsulent, Christen Nørgaard. Han har desuden indtil videre fået seks-syv lignende henvendelser fra grundejerforeningen Hostrup Hovedgaard. Så det tegner godt: Jo flere vi er, desto billigere bliver det! Han går i gang med besøgene nu, men han giver ikke tilbud før efter sommerferien, så vi er stadig i god tid. Ingrid laver en særskilt skrivelse om projektet, som kan blive sendt ud sammen med referatet fra generalforsamlingen.
Opgaverne for grundejerforeningen kunne være: Oprydning på fællesarealet øst for containerpladsen. Det ville være til gavn for en række medlemmers udsigt til vandet, og vi ville alle få en ekstra spadseremulighed i området. Ved Havtjørnevej/Febækken er der behov for oprydning. Svend Erik er kontaktperson.
Fælles fest:
Foreningen bakker igen op om en fælles sommerfest med de andre grundejerforeninger i området. Festen er fastlagt til lørdag den 12. juli. Et medlem har spurgt, om vi ikke skal lave vores egen fest på legepladsen; men bestyrelsen tror mere på den fælles fest, hvor et vist deltagerantal er sikret.
Ingrid kopierer en indbydelse, som kommer ud med brevet m. girokort, referat fra generalforsamlingen etc.
Dræn:
Så er papirgangen omkring drænet på Enebærvej ved at være afsluttet. På bestyrelsesmødet skrev Niels Jørgen Hyldgaard og Svend Erik Nielsen under på aftalen på foreningens vegne.
Niels Jørgen foreslår, at bestyrelsen laver en plan for kommende dræn-arbejder. Vi ved, at der lurer problemer rundt omkring, og så er det rart at være på forkant.
Skilte:
Alle bakker op om Svend Eriks forslag om at sætte et skilt med teksten ”Pas på mig” op på Havtjørnevej ved legepladsen. Skiltet koster 396 kr., standeren 403 kr. og opsætningen 1-2 timer a 250 kr. Skive Kommune sætter op. Svend Erik er ankermand.
Til gengæld er vi ikke umiddelbart indstillet på at skilte med forbud mod ridning på stierne. Det har blandt andet været et problem, at ryttere benytter stien mellem Revlingebakken og Hedelyngen; men skilte pynter ikke. I stedet vil vi næste år på arbejdsdagen sætte bomme op, hvor det skønnes nødvendigt. Dog sådan, at det ikke hindrer evt. græsslåning.
Foreløbig vil vi heller ikke sætte skilte op for at regulere parkeringen ved ophalerpladsen, selv om der ind imellem hersker lidt kaotiske tilstande dernede. Der er parkeringspladser nok. Problemet er, at alle ville holde nærmest badebroen/ophalerpladsen.
Stranden:
Svend Erik foreslår, at vi tager kontakt til Skive Kommune vedr. to ting: Flytning af nogle betonblokke øst for ophalerpladsen, så de kan gøre gavn som kystbeskyttelse på skrænten og opfyldning med strandsand ved det nye borde/bænke-sæt på stranden. Han tager kontakt til kommunen.
Langtidsparkering:
Der er flere tilfælde af kedelig langstidsparkering i området. Blandt andet en båd, der i årevis har stået lige op til vejen, uden for matriklen, og en skæmmende campingvogn et andet sted. Foreningen tager kontakt til pågældende ejere for at få dem til at rydde op. Niels Jørgen skriver.
Hjemmesiden:
Bestyrelsen bevilger 1000 kroner til en teknisk omlægning af hjemmesiden, der vil gøre arbejdet med opdateringen nemmere.
Næste møde:
Lørdag den 23. august, hvor vi blandt andet skal følge op på samarbejdet med HedeDanmark.
Ref./Ingrid
10. juni 2008
Lørdag 15. marts 2008:
Til stede: Niels Jørgen Hyldgaard, Svend Erik Nielsen, Sonja Dalsgaard og Ingrid M. Schmidt. Afbud fra Ib Johanson.
Dagsorden:
Møde med 4-S
Niels Jørgen har for nylig været til møde hos Skive Renovation 4-S sammen med andre repræsentanter for kommunens grundejerforeninger.
Traditionen tro bliver der udsendt en brochure som information til sommerhusejerne i Skive Kommune om, hvordan vi kommer af med vort affald.
Blandt de nye initiativer er, at sommerhusejere i stedet for at købe ekstra sække nu kan nøjes med at anskaffe nogle sækkemærkater, hvis man en uge eller i en kortere periode har ekstra meget affald.
Fyld affaldet i en (plastik)sæk, bind sækkemærket på sækken og stil sækken ved siden af den almindelige affaldsbeholder. Så tager renovationsfolkene den ekstra sæk med, næste gang de henter affald. Hver sæk må højst veje 20 kilo.
Sækkemærkerne koster 30 kr. pr. stk., og de kan i Spøttrup-området blandt andet købes i købmandsforretningerne i Lem og Lihme og i Gyldendal Cafeteria.
Spildevandsafdelingen gør opmærksom på, at adgangsvejene til vore septiktanke skal være farbare. Tanken må højst ligge 50 meter fra det sted, hvor slamsugeren parkerer, og dækslet må ikke veje mere end 50 kilo.
På mødet blev det oplyst, at vores flaskecontainer slår alle rekorder, når det gælder mængden af glas. I 2007 hentede renovationsselskabet 3,8 ton glas alene fra vores container og 1,6 ton papir.
Renovationsselskabet beder os beskære de buske, der står ved containerpladsen, så de bedre kan komme rundt om containerne. Det kigger Svend Erik og Niels Jørgen på.
Arealoverførsel
Niels Jørgen har fået et brev fra landsinspektørfirmaet Geopartner i Skive. Det drejer sig om en såkaldt arealoverførsel af et stykke jord, der ligger langs Febækken i forbindelse med den nye udstykning af sommerhusgrunde øst for bækken.
Vi er usikre på, hvad der ligger i henvendelsen og vil undersøge sagen ved både at tage kontakt til landinspektørfirmaet og kommunen. Ændringen skulle nødigt gå ud over muligheden for at gå ad stien langs Febækken, sådan som vi kan det i dag.
Ingrid undersøger, hvad det er, de vil have os til at skrive under på.
Deklaration
Alle de involverede parter i spørgsmålet om at få etableret et dræn, der kan løse vandproblemerne på den øvre del af Enebærvej ser nu ud til at være enige. De juridiske spørgsmål er afklaret, og papirerne ligger klar til underskrift.
Niels Jørgen sender papirerne videre de to grundejere, og derefter skal deklarationen tinglyses.
I praksis betyder det, at vandet fremover via et dræn ledes ned til Ole Andersens sø.
Hjemmesiden
Niels Jørgen har fået en henvendelse fra bestyrelsen for Rågeleje Kystsikringslag Vest. De er ved lave hjemmeside og er i den forbindelse stødt på vores, skriver Svend Erik Pii Sørensen. De har ladet sig inspirere af opsætningen på vores side og spørger, om det er i orden.
Det har vi ikke noget imod, men Ingrid nævner det også lige for Theis Poulsen, som i sin kreerede vores side.
Årets generalforsamling
Dette års generalforsamling i Grundejerforeningen Hostrup Teglgaard finder sted lørdag den 17. maj kl. 13.
Sonja påtager sig at finde et egnet lokale, da vi ikke tror, at Gyldendal Cafeteria denne gang kan rumme os. Vi håber denne gang på endnu flere deltagere i generalforsamlingen end sidste og forrige år.
På sidste års generalforsamling satte Tove og Ib gang i en debat om træernes højde i sommerhus-området. Bestyrelsen blev pålagt at arbejde videre med spørgsmålet og komme med et oplæg, og det har vi som bekendt gjort.
For at få debatten gjort konkret, inviterer vi en repræsentant fra Hede Danmark til umiddelbart før generalforsamlingen at komme med et oplæg omkring ”Fældning og naturpleje i sommerhusområder”. Med den skriftlige indkaldelse til generalforsamlingen får medlemmerne en folder tilsendt om emnet. Niels Jørgen har kontakten til Hede Danmark.
Da generalforsamlingen derfor nok vil strække sig over længere tid end de to timer, den normalt varer, begynder vi først kl. 13.
Sonja har afsluttet regnskabet for 2007, og det er sendt til gennemsyn hos vore revisorer. Det viser et resultat på plus 8.720,44, og foreningen har en formue på 110.724,54 kr.
Lidt flere medlemmer end normalt måtte have en rykker – og dermed et rykkergebyr – før de fik betalt deres kontingent. Den største udgiftspost er udgiften til vedligeholdelse af veje, der løb op i 28.841,58 kr.
På valg er denne gang Niels Jørgen Hyldgaard, Svend-Erik Nielsen og Sonja Dalsgaard. Niels Jørgen og Svend Erik er indstillet på at tage en tørn mere, men Sonja genopstiller ikke.
Vi sondere medlemsskaren for mulige emner til afløsning på kassererposten, og vi tager kontakt til vore suppleanter for at høre, hvordan de stiller sig til en evt. bestyrelsespost. Sonja snakker med Hanne og Niels Jørgen med Bente.
Beretningen står Niels Jørgen for. Den skriftlige skal være klar til udsendelse sammen med indkaldelsen til generalforsamlingen. Ingrid sender nogle stikord fra årets gang i foreningen.
I indkaldelsen gør vi også opmærksom på årets arbejdslørdag. Den fastsætter vi til den 7. juni.
Vejene
Normalt bliver vejene gjort sæsonklare op til påske, men det i år på grund af den tidlige påske og den megen regn, fortæller Svend Erik.
Viggo, Hennings efterfølger på Lem Maskinstation, har læsset asfalt-grus af forskellige steder langs vejene og vil nok snarest tage fat på arbejdet, men spørgsmålet er, hvor længe det holder, når det fortsat regner så meget.
Vore erfaringer med asfalt-gruset er positive. Især hvis det bliver fyldt i vejene om sommeren, så det når at størkne i den varme tid.
Klokkelyngen
Der er problemer med et ødelagt dræn på Klokkelyngen. Vejen kan ikke tage vandet fra den lille sø. Svend Erik og Niels Jørgen ser på det.
Kystsikring
Skaderne på den gamle kystsikring af beton, øst for ophalerpladsen, er nu repareret. Der måtte flere henvendelser af sted til Skive Kommune, før det blev gjort, men omkring 1. februar skete der endelig noget. Arbejdet tog cirka 14 dage.
Ref./Ingrid
17. marts 2008
